Constitution

1 社团名称

社团名称为“墨尔本中国高校校友会联盟( Melbourne CUAA Alliance Inc. CUAA stands for Chinese University Alumni Associations.)

2 社团宗旨

墨尔本中国高校校友会联盟是一个非营利、非政治、非宗教组织。 联盟宗旨如下：为墨尔本各中国高校校友会之间建立一个交流联谊、合作共赢、共同进步的平台。

3 社团的权力

联盟具有法人资格。

联盟有权实施一切有助于实现其宗旨的行动。

联盟行使其权力和使用其收入和资产（包括任何盈余）只能服务于联盟的宗旨。

联盟尊重每个成员校友会的独立性和自主运营权, 不干涉各成员校友会的内部事务。

4 社团的收入和资产的使用

社团不得直接或间接向其会员分配任何盈余、收入或资产。社团可以向其会员支付以下款项，前提是这些支付是本着诚信原则，且条件不优于非会员有可能获得的：

• 会员正当费用的报销
• 会员提供商品的付款
• 会员提供服务的付款

5 财政年度

社团的财政年度从每年的7月1日开始，为期12个月。

6 会员资格

申请加入联盟的单位需满足以下条件：

• 已在维多利亚州注册的中国高校校友会；或在澳大利亚其他州注册的中国高校校友会墨尔本分会。
• 申请单位须认同并遵守联盟章程。

7 会员申请

符合校友会联盟会员资格、认同联盟章程并自愿加入的单位，可通过填写申请表进行申请。会员资格认证需依据以下文件：

• 已在维多利亚州或澳大利亚其他州注册的证明；
• 两位具有投票权的现有联盟会员的签名推荐。

每所大学仅限一个校友会成为联盟成员，原则上按照“先到先审”机制受理申请。同时，申请校友会需经过理事会评估，以确认其在该校墨尔本校友群体中具有广泛认可度。若对成员资格认定存在争议，以联盟理事会的最终决定为准。

理事会在审核申请材料后，有权批准或拒绝会员申请。理事会应尽快完成审核，并及时将申请结果以书面形式通知申请单位。如申请被拒绝，理事会无须提供具体理由。

申请单位的加入申请在理事会批准后，需缴纳入会费（如有）及年度会费后，方可正式成为校友会联盟的成员。当理事会将申请单位的信息登记至会员名册时，该单位即获得正式会员资格。每个联盟成员须派驻一名代表, 该代表必须是维多利亚州的长期居民。代表的选任由各校友会理事会决议通过，并以书面形式向联盟秘书长备案。

曾退出联盟的前会员，如需重新申请加入，须提交新的申请，并重新缴纳入会费及年度会费。

8 会费

理事会可以设定或更新会员的入会费和年度会费。

会员必须在理事会规定的时间内缴纳年度会费。如果会员的年度会费逾期未交超过6个月，其会员资格将被终止。

9 联盟会员的权利、义务和责任

根据《2012年社团成立改革法案》（以下简称“法案”）及本章程的相关规定，联盟成员享有以下权利，并承担相应的义务与责任：

权利

1. 按照本章程规定的方式和时间，接收会员大会及特别决议案的通知；

2. 通过其代表向会员大会提交议案供讨论；

3. 通过其代表出席会员大会并发表意见；

4. 通过其代表在全体会议上行使投票权；

5. 根据本章程查阅社团的一般会议记录及相关文件；

6. 检查会员名册。

特别说明： 因校友会联盟为机构成员组成，联盟不接受成员机构内个人会员的直接询问，仅接受由该成员机构派驻的联盟代表提出的查询。

义务和责任

• 成员的权利不可转让，且在成员资格终止时即行终止；
• 成员必须遵守校友会联盟的章程及相关规定，维护联盟的利益、荣誉和形象；
• 交纳年度会费是成员单位参与联盟的基本承诺与责任。年度会费逾期未交超过6个月的成员机构，将被视为自愿退盟。如需恢复成员资格，须按照联盟规定程序重新申请。

10. 退会

联盟会员将失去会籍，如果：

• 联盟会员以书面形式通知秘书长辞去会员身份；
• 联盟会员被按照本章程的的纪律程序开除；
• 该校友会已注销或在政府注册失效；
• 联盟会员的年度会费逾期未交超过6个月。

当会员会籍结束时，社团不退还任何已支付的会费。如果某单位不再是会员，秘书必须尽快在会员登记册中记录该单位终止会员的日期。

11. 观察会员

不完全符合联盟会员资格的校友会，可申请成为联盟的观察会员。申请需由两位具有投票权的现有联盟会员推荐，并经理事会批准。观察会员的年度会费为正式会员会费的一半。每一个联盟观察会员派驻一位代表。派驻代表由各校友会理事会决议通过并向联盟秘书长书面备案。

观察会员享有正式会员的所有权利和福利，但需遵守以下限制：

• 其代表无投票权；
• 其代表不得被提名为理事会成员候选人。

本章程第27条“会员纪律管理”和第28条“纠纷解决程序”同样适用于观察会员。

联盟支持和帮助观察会员的发展。观察会员在满足本章程第六条规定的会员资格要求后，可申请转为正式会员。

12. 理事会的责任和职能

理事会负责社团的管理，并行使社团的所有权力和职能（与本章程和法案一致），但根据本章程或法案要求会员大会行使的权力和职能除外。

理事会可以将其任何权力和职能委托给理事会成员、分委员会、工作人员或会员，但不得包括委托权自身，或法案或任何其他法律赋予理事会的责任。

权力与职能的授权必须以书面形式进行，可以附加理事会认为适当的任何限制条件，并且理事会可以以书面形式全部或部分撤销授权。

此外,理事会负责确保：

• 准确记录社团的会员大会和理事会会议并保存；
• 在理事会会议上披露的任何实质性个人利益都记录在该理事会会议的记录中；
• 社团的所有记录，有价证券和相关文件（根据法案定义）都按照这些规定妥善保存。

13. 理事会成员

理事会由以下成员组成：

• 主席、副主席、秘书长、 财务主管和普通理事会成员。
• 理事会成员不得少于7人，不得多于15人。
• 副主席的人数不得超过3人。

14. 理事会选举

联盟正式会员驻联盟代表有资格在社团的会员大会上投票, 有资格当选或被任命为理事会成员。

理事会每年进行换届选举，该流程由即将卸任的理事会负责执行，以确保有序交接。候选人可以自荐或由其他会员在候选人同意的情况下提名。即将卸任的理事会负责通过与会员的广泛咨询最终确定正式的候选人名单。正式候选人的总数应与本章程规则13中规定的理事会成员总数相当。

即将卸任的的理事会召集所有会员举行投票选举新一届理事会。每个会员应为每位候选人分别投票。选举可以在年度会员大会上进行，或者所有会员通过书面或电子形式（例如通过电子邮件）在年度会员大会前进行。

在有效选票中获得一半以上支持票的候选人当选为理事会成员。

如果当选的理事会成员人数未达到本章程规则13规定的下限，即将卸任的理事会必须寻求新的候选人。然后，组织所有会员对每位新的候选人进行投票，直到选举产生的理事会成员数量达到下限。

理事会主席由新选举产生的理事会成员内部选举产生。即将卸任的理事会从新理事会成员中推荐一位主席候选人。如果该候选人获得新理事会成员一半以上支持票，那么该候选人将当选为主席。否则，新理事会将推荐新的主席候选人并进行新的选举，直到选出新的主席。其他职位由当选主席提名，理事会成员内部协商确定。

由即将卸任的理事会指定的独立计票员负责统计投票并在年度会员大会上宣布选举结果。

15. 理事会成员的一般职责

每位理事会成员在被选举或被任命为理事之后，必须尽快熟悉本章程和法案。

理事会共同负责确保社团遵守法案。

理事会成员必须行使职权并以如下方式履行职责：

• 谨慎, 勤勉尽责；
• 真诚地为了联盟的最佳利益；
• 出于正当的目的。

理事会成员及前任成员禁止实施下列行为：

• 利用其职务身份；或
• 利用基于职务获取的信息，

为本人或第三方谋取不当利益，或致使本联盟遭受损害。

除了本章程规定的职责外，理事会成员必须履行由会员大会决议规定的任何其他职责。

16 利益冲突

在理事会会议上讨论的事项中，如一位理事会成员对该事项具有实质性个人利益，必须向理事会披露该利益的性质和程度。

该理事会成员：

• 在会议讨论该事项时不得在场；
• 不得对该事项进行投票。

此规定不适用于以下实质性个人利益：

• 该利益仅因理事会成员属于社团设立的某类群体而存在；或
• 该利益是理事会成员与社团的所有或大部分成员所共有的。

17 任期条例

理事会成员任期为一年，自年度会员代表大会闭会之日起算。补选产生的成员任期至当届理事会届满为止。

理事会主席最多可连续担任两届,主席卸任后,须间隔三年后方可重新参选理事会职务。理事会主席所在校友会的联盟新代表可参选理事会职务,但自主席卸任之日起三年内不可担任理事会主席、副主席和秘书长。

其他理事会成员最多可连续担任六届。达到连任届数上限者，须间隔三年后方可重新参选理事会职务。

若任何一理事单位更换驻联盟代表，需要按照相关程序出示书面文件,包括联盟格式的更换代表通知信，更换代表通知信中，需明确注明“根据校友会理事会的决定”及该校友会会长签名，则联盟接受其更换代表，并在理事会中替换原代表，但不包括在任的理事会主席和秘书长。对于在任的理事会主席和秘书长，若其所在理事单位要求更换驻联盟代表，则联盟将保证其任职圆满至下一次联盟年会召开当日。

18 秘书长

秘书长必须居住在澳大利亚，并同意被任命为秘书长。

秘书长必须履行法案或本章程规定的秘书长应履行的任何职责或职能。

19 理事会成员辞职、罢免和临时空缺

当以下情况之一发生时，理事会成员停止其职责：

• 所代表校友会不再为社团会员；
• 该校友会已注销或在政府注册失效；
• 所代表校友会更换驻联盟代表 (理事会主席和秘书长除外)
• 在未经理事会批准的情况下，连续缺席三次理事会会议（特殊或紧急理事会会议除外）；
• 本人向理事会或秘书提出书面形式辞职；
• 被社团会员特别决议罢免；
• 处于破产管理之下（立法法案1984第38节诠释中给出此术语定义）;
• 成了有责任纠纷的人（根据担保和管理法2019）；
• 死亡；
• 对于秘书长而言，如果秘书长停止在澳大利亚居住。

所代表校友会更换驻联盟代表(理事会主席和秘书长除外),应依照本章程第十七条之规定执行。其他情况下，若理事会成员在其任期届满前终止职务，理事会有权委任社团会员填补该空缺，直至下一届会员大会召开。若联盟主席或者秘书长停止其职责，则联盟理事会必须在14天内召开全体理事会议就该职位重新选举。

理事会可以在出现空缺的情况下，继续正常运作。

20 召开理事会会议

秘书长必须提前七天以书面形式通知理事会成员召开理事会会议，除非会议是紧急的。

为某件特殊事项召集的紧急会议，仅审议该事务，不涉及其它事务。

理事会可以决定多长时间开一次会议。

特别理事会会议可以由主席或理事会大多数理事提请召开。

21 理事会会议程序

理事会会议可以线上或线下举行，条件是理事之间可以清晰同步相互交流（比如电话或视频会议）。

理事会会议由主席主持。

如果主席不在场或不希望主持会议，则由副主席主持。

如果既没有主席也没有副主席在场，或者两者都不希望主持会议，则理事会必须选举另一位理事会成员主持会议。

每位理事会成员有一票投票权。

不得通过代理进行投票。

会议主持人没有决定性投票权。如果就某项动议或修正案投票时得票数相等，则会议主持人必须宣布该动议或修正案未获通过。

在遵循这些规定的前提下，理事会会议的程序必须不定时由理事会确定。

在没有达到法定出席人数的情况下，不得在理事会会议上审议任何事项。

有理事会成员的多数（超过一半）参加的会议（无论是亲自出席还是通过技术手段）才算理事会合法会议（法定人数）。

如果理事会会议开始后30分钟内，出席人数未达到法定人数：

• 在特别会议的情况下，会议作废；
• 在任何其他情况下，会议必须延期至不迟于14天之后的日期，并且必须根据规定通知被延期会议的时间、日期和地点。

22 会员大会

社团必须在社团财政年度结束后的四个月内或法律允许的其他时间内召开一次年度会员大会。

理事会确定年度会员大会的日期、时间和地点。

年度会员大会的正常议程是确认上次年度会员大会的会议记录，接收并审议理事会关于上一财政年度内社团活动的年度报告和财务报表，并选举理事会成员。

年度会员大会也可开展依据本章程规定通知的其他事项与活动。

23 召集特别会员大会

理事会可在自己认为适当时召集特别会员大会。

如果至少25%具有投票权的社团会员依据本章程提出召开特别会员大会请求，理事会必须召集特别会员大会。

提请召开特别会员大会的请求必须：

• 以书面形式递交；
• 说明会议上要审议的事项和任何拟议的提案；
• 包括请求召开会议的会员的姓名和签名；
• 送达秘书长。

如果理事会在请求提出之日起一个月内没有召集特别会员大会，则提出请求的会员（或其中的任何人）可以召集特别会员大会。

由会员召集的特别会员大会必须：

• 在原始请求提出之日起三个月内召开；
• 只审议该请求中提出的事项。

社团必须报销由会员召集的特别会员大会所产生的所有合理开支。

24 会员大会通知（包括特别决议）

会议通知必须以书面形式至少提前14天发出（如果拟议召开特别决议则为21天），根据会员名录中每位会员的邮寄地址或电子邮件地址通知大会的日期、时间和地点。

大会通知必须包括所有会议议题。

如果是特别会议，则通知还必须包括：

• 完整的拟议决议文本；以及
• 准备提议该决议为特别决议的声明。

25 会员大会程序

大会可以使用技术（如电话或视频会议）在多个地方召开，条件是所有人可以清晰同步交流。

主席具有主持会员大会的权力。

如果主席不在场或不希望主持会议，则由副主席主持。

如果既没有主席也没有副主席在场，或者两者都不希望主持会议，则会议必须选举另一位会员主持。

会议主持者没有决定性投票权。

每一个正式会员派驻联盟代表参加会员大会，并代表他的校友会投票。观察会员的代表无投票权。

投票必须通过举手表决或书面投票，或者理事会在公平和合理的情况下确定的另一种方法进行(例如所有会员通过以书面或电子形式在年度会员大会前进行投票)。

未亲自出席会议的会员可以获准通过技术手段与在场会员进行清晰同步的交流来参与会议。

根据这一规定，会员通过在本章程所允许的技术手段参与会议将被视为出席大会，如果会员在大会上投票，则被视为亲自投票。

在法案和本章程的规定下，每个具有投票权的会员对在会议上提出的任何问题都有一票投票权。

会员大会做出的决定必须获得多数投票通过（特别决议则遵循本章程有关规定）。

特别决议的通过必须获得投票会员（无论是亲自出席还是通过代理）中超过75%的赞成票。

下列情形下，特别决议是必需的:

• 修改章程，包括更改社团的名称或宗旨；
• 解散社团或注销社团；
• 罢免理事会成员。
• 开除成员单位

合法的会员大会必须有至少40%具有投票权的社团会员（法定人数）出席会议（无论是亲自出席还是通过技术手段）。

除非出席会员大会的会员达到法定人数，否则不得审议任何议题。

如果在会议开始后30分钟内没有达到法定人数，或者大会没有足够的时间完成全部会议议题，大会主持者可以宣布会议延期。延期会议的日期、时间和地点要在会后尽快通知会员。此通知不必遵循其它通知所要求的时间限制，除非延期会议是在原会议日期的21天之后。

延期会议重新召开时，不得审议会议延期时尚未处理完毕议题之外的其他议题。

会员可以通过代理在会员大会上投票。

代理表格必须在会议前1天递交给秘书长（如果有的话，必须以理事会批准的格式）。

26 监管文件和会员查看文件的权限

财务主管必须保管社团本财政年度的财务记录和理事会授权的任何其他财务记录。秘书长必须保管社团的所有账本、文件和有价证券（除财务主管按照章程保管的那些财务记录以外）。

秘书长必须根据法案保管并维护会员登记册。

会员有权在遵循本章程的限定范围内，在合理的时间内查阅章程、大会纪要、相关文件和会员登记册。

‘相关文件’包括社团的财务记录、合同和资产记录等文件。因为校友会联盟为机构成员，校友会联盟不直接接受某一成员机构内自己会员的直接询问，只接受该机构驻联盟代表的查询。

如果会员要求查阅会员登记册，则社团必须在合理的时间内允许此请求。请注意，在某些情况下，社团可以拒绝提供会员的个人信息。

会员可以书面形式联系秘书长，要求获得这些文件的复印件（会员登记册除外）。如果会员根据这些规定要求复印社团记录（会员登记册除外），社团必须提供副本（除非社团根据本章程有权拒绝请求）。

社团可以收取提供副本的合理费用。

根据法案，如果文件包含机密、个人、就业、商业或法律事宜，或者满足该请求可能违反法律或可能对社团造成损害或危害的情况下，社团可以拒绝查阅或获取相关文件的请求，或者只提供有限的访问权限。

会员可以书面形式联系秘书长，要求在存在特殊情况时限制对其在会员登记册上的详细信息的访问。秘书长将决定是否存在特殊情况，并必须书面告知会员他们的决定。

27 会员纪律管理

如果理事会认定某个会员未能遵守本章程, 拒绝支持协会的宗旨，或其行为对社团造成（或已经造成）损害或危害，理事会可以对会员进行纪律处分。

理事会必须书面通知会员为什么拟议采取纪律处分。

理事会必须安排符合以下要求的纪律处分程序：

• 处分结果必须由一个公正的决策方确定；
• 会员必须有机会陈诉自己的意见；
• 纪律处分程序必须尽快完成。

纪律处分程序的结果可以是暂停该会员资格或者开除该会员。社团不能对会员处以罚款。

按照本章程规定的纪律处分程序被暂停会员资格的会员不具有被选举或被任命为理事会成员的资格，并且没有权利在会员大会上投票。

受到纪律处分的会员在纪律处分程序完成之前，不得就该事项启动纠纷解决程序。

28 纠纷解决程序

如果会员之间、会员与社团之间或会员与理事会之间存在纠纷，涉事各方必须首先在纠纷为所有涉事方所知的日期起至少14天内（协商期）尝试在彼此之间解决纠纷。

如果协商期内涉事各方无法解决纠纷，则必须按照以下投诉程序进行： 对于投诉的一方，必须在协商期后的14天内写信给理事会和任何其他受影响的人，解释他们的投诉（投诉通知）；

理事会必须在收到投诉通知后的14天内任命一名公正的调解人，听取所有涉事方的意见并试图找到解决方案；

• 理事会必须在调解人任命后尽快地以合理方式通知涉事各方调解的时间和地点；
• 在调解会议上，每一方都必须有被听取的机会；以及
• 每一方都必须尽力解决纠纷。

任何调解费用应由双方协商支付，否则由理事会裁定。

如果投诉程序未解决纠纷，涉事各方可以根据法案或其他法律寻求解决办法。

29 资金

社团资金来自入会费、会员年费、捐款、拨款、筹资活动、利息及理事会批准的其他来源。

在遵守会员大会决议做出的任何限制的前提下，理事会可以代表社团批准支出。

社团所有财务交易，包括电子资金转账、现金支付或信用卡支付，必须经过两名理事会成员的授权，其中之一必须是社团的财务主管或主席。

财务记录必须保存并存档七年。

理事会必须确保社团每个财年财务报表符合法案的要求。

30 章程的修订

根据法案规定，本章程只能经由社团会员大会的特别决议进行修改、添加或替换。

31 社团的解散

会员可以通过会员大会上的特别决议投票解散俱乐部或自愿注销其注册。

如果俱乐部被解散或自愿注销，任何剩余资产不得分配给俱乐部的会员或前会员，除非该会员或前会员属于以下所述类别的组织。

俱乐部的剩余资产是俱乐部在清偿俱乐部的债务和责任以及解散或自愿注销俱乐部的费用后剩余的资产。

根据法案、任何其他适用法案和任何法院指令，任何剩余资产必须分配给一个或多个组织，该组织被禁止向其成员进行分配的程度至少与俱乐部的分配程度相同。

关于将剩余资产给予哪个组织的决定必须由会员在清算或自愿注销时或之前通过特别决议作出。如果会员未能作出此决定，俱乐部可向维多利亚州最高法院申请作出该决定。

32 通知

会员必须告知联盟他们的地址以接收社团通知，地址更换时也要及时告知社团。

用于通知的地址也可以包括电子邮件地址。社团收到改动的地址后，必须立即在会员登记册中进行更改， 通知会按照会员最新提供的地址发送给会员。

发送给联盟或理事会的通知可以邮寄到注册的地址，如果情况许可，也可以发送到联盟或秘书长的电子邮件地址。

会议通知的天数表达中不包括：

• 通知发出的那一天；或
• 会议召开的那一天

通过邮寄方式发送的通知，如果发出日期不是当地的周六、周日或公共假日，要从发出后第四天算发出日期。

在此章程中，“会员”包括理事会成员。

33 成立初期的特别条款

首届理事会候选人由联盟筹备组提名，并由联盟成立会议上所有同意成为联盟正式成员（不包括观察会员）的校友会代表投票表决产生。理事会内部职务分工按照本章程第14条的规定进行。

联盟完成法人注册后，首个年度会员大会（AGM）将于次年七月召开。首届理事会的任期自选举之日起，至第一次AGM召开之日止。本条款在首届理事会任期届满后自动失效。

34 解释

本章程中，“书面”包括电子邮件和其他电子形式的通信。